Цифровые сервисы и платформы давно не воспринимаются как экзотика и стали ежедневной необходимостью, в особенности, когда речь идет о деятельности крупных организаций. Начальник отдела разработки цифровых решений УЦР ТГУ Ян Висман в интервью Alma Mater рассказал, зачем Томский государственный университет создает новые решения, если уже есть готовые, случится ли катастрофа, если сервер с важными данными «умрет», и какие цифровые новинки появятся для студентов, абитуриентов и сотрудников ТГУ.

«ЗАТОЧИТЬ» ПОД СЕБЯ 

– Чем занимается отдел разработки цифровых решений и какими вашими разработками пользуются сотрудники ТГУ?

– У нашего отдела два основных направления работы – это разработка и внедрение новых цифровых сервисов на базе платформы 1С и веб-разработки.

– Но ведь в 1С уже есть готовые конфигурации, например, 1С:Бухгалтерия. Они не отвечают запросам ТГУ? 

– 1С – это большая экосистема огромного количества продуктов, которые созданы для автоматизации процессов практически в любой отрасли. Если зайти на сайт 1С и посмотреть ассортимент продуктов, то там они разделены по отраслям экономики. Есть большие и наиболее востребованные, например, система 1С:ERP (Enterprise Resource Planning). Она служит для комплексной автоматизации бизнес-процессов и управления деятельностью предприятий любого размера и сферы деятельности. Есть менее крупные продукты и узконаправленные такие как 1С:Гаражи, 1С:Садовод и так далее. По идее, любая компания, от самой маленькой до больших корпораций, может найти для себя подходящий вариант.

Но нужно понимать, что когда мы покупаем продукт от фирмы 1С – это коробочное решение, в которое закладывается определенная логика работы. Когда его создавали, то в качестве образца были выбраны какие-то базовые предприятия, разработчики основывались на их процессах. Но когда мы начинаем его внедрять, мы понимаем, что наш бизнес-процесс не соответствует тому, как ведется учет в этих базовых организациях, и нам нужно «заточить» логику работы этого программного продукта под себя. Программисты и аналитики смотрят, чего не хватает, что нужно изменить. В процессе адаптации продукта под наши задачи в нем могут появиться совершенно новые модули, которых в этой программе никогда не было. 

– Сколько таких программ на базе 1С использует ТГУ? 

– У нас на сопровождении семь продуктов, разработанных на базе платформы 1С. Это 1С:Университет, 1С:Зарплата и управление персоналом, 1С:Документооборот, 1С:Паспортный стол, 1С:Военно-учетный стол, 1С:Управление нормативно-справочной информацией, 1:С Аналитика. Все они интегрированы между собой и с другими внешними системами. В прошлом году была начата большая работа по переводу на 1С бухгалтерии ТГУ, летом новая система 1С:Бухгалтерия государственного учреждения перешла в опытно-промышленную эксплуатацию. 

– Вроде бы у ТГУ была своя программа для финансовых процессов? 

– Да 20 лет назад IT-разработчики ТГУ сами писали программы под финансовые процессы с нуля, и в целом в то время в техническом плане они опережали 1С. Но учетная политика у государства меняется, как и правила предоставления отчетности, появляются новые внешние информационные федеральные системы, в которые мы обязаны отгружать данные. В таких условиях наличие собственной информационной системы является экономически нецелесообразным, потому что для поддержки, для разработки этих интеграций нужно постоянно держать большой штат сотрудников, который будет за всеми этими изменениями следить. 

Чем хороша в этом контексте компания 1С? Тем, что продукты, которые она держит на поддержке, компания активно сопровождает и не требует за это дополнительной оплаты. Например, вышла новая федеральная система, с которой в рамках бухгалтерского учета нам требуется интеграция, 1С это сделает сама. Мы получим обновления в рамках своего годового договора. При этом годовой договор стоит небольшие деньги по сравнению с разработкой целого модуля. Это примерно 50-60 тысяч рублей на все обновления в год. Сделать такую интеграцию с нуля – это очень большие трудозатраты. При этом всегда есть возможность адаптации программного решения в рамках единых стандартов под свои процессы. Поэтому 1С так популярна, она популярна и у мелких компаний, которые не могут позволить себе штат разработчиков для того, чтобы оптимизировать программу под свои нужды, и у крупных компаний, которым фирма 1С обеспечивает требуемый «скелет», а все уникальные процессы дорабатываются на месте. 

– Ян, вопрос, касающийся надежности технических ресурсов. Глобальная цифровизация создает определенные риски. ТГУ активно переходит на цифру, огромное количество данных и документов хранится в электронном виде. Что будет, если какой-либо из серверов «полетит» или информацию, к примеру, уничтожат хакеры? В конце концов, если элементарно отключат интернет? 

– Начну с последнего вопроса. Если интернет отключат, это не нарушит работу ведомства, поскольку данные передаются по внутренней сети университета. Что касается возможности утраты тех или иных массивов данных, то, безусловно, у нас есть обязательная процедура копирования, создан большой электронный архив. Риски в современных реалиях понятны, и они учтены.

ТРУДНОСТИ ПЕРЕВОДА

– Можете на примере бухгалтерии рассказать подробнее о том, как подразделение переходит на 1С? Что для него меняется? 

– Нужно сказать, что необходимость перевода бухгалтерии на 1С обусловлена приказом Минфина, согласно которому документооборот всех бухгалтерских документов нужно вести в электронном виде. Это значит, что все должно согласовываться в электронном виде и подписываться усиленной квалифицированной подписью в особом порядке. Плюс к этому необходимо интегрироваться с федеральной системой электронного бюджета, все бухгалтерские данные должны еженедельно отгружаться в эту систему. Поэтому перед университетом встал вопрос о переходе на платформенное решение, которое будет поддерживаться не только нами, но и самим поставщиком программного продукта. 

Перевод бухгалтерии на 1С – очень сложный процесс, потому что в программе, которая написана разработчиками ТГУ, много особенностей, учитывающих специфику нашего университета. Более того, бухгалтерия работает в связке с другими службами: плановиками, кадрами, платными услугами и так далее, которые работают на своем ПО, и на самом деле, имеется огромная экосистема самописных систем и сервисов, которые интегрированы между собой. Архитекторы и разработчики фирмы 1С, разумеется, о них не знают, поэтому перед началом перехода была проведена очень большая работа аналитиков. Они оценивали, какие части системы нужно сохранить, какие нет. Сейчас проводится большая работа по доработке типовой 1С бухгалтерии под особенности и задачи ТГУ. Мы находимся в постоянном контакте с сотрудниками бухгалтерии, IT-специалистом этого подразделения, с подрядчиками, поскольку сейчас отлаживается работа системы. Процесс сложный, требует большого вложения сил и времени от каждого участника.

КАБИНЕТ ДОЛЖЕН БЫТЬ УДОБНЫМ 

– Если говорить о веб-разработках, что у ТГУ свое, а что со стороны? 

– Практически все сервисы, например, личные кабинеты, с которыми работают студенты, сотрудники, абитуриенты ТГУ, платформа Персона ТГУ, аккаунт ТГУ, электронное расписание In Time и многие другие продукты – это наши веб-разработки. Когда более десяти лет назад мы начали двигаться в направлении цифровизации, готовых продуктов, устроивших нас по функционалу и смыслу, не нашлось. Поэтому практически все эти сервисы у нас полностью самописные. 

Самый активно развивающийся ресурс, – это личный кабинет абитуриента. В обозримом будущем мы планируем перевести на одну платформу и все остальные личные кабинеты и сделать систему единого окна. Это будет удобно, поскольку человек сможет видеть сразу всю информацию, касающуюся его. Например, сотрудник одновременно обучается в магистратуре, в одном кабинете будут собраны все данные. 

– Почему именно кабинет абитуриента самый развивающийся? 

– Потому, что в правилах приема постоянно появляется что-то новое. Изначально он задумывался как платформа для подачи документов и для рекрутинга будущих студентов. На этом ресурсе была возможность учета портфолио абитуриента, его участия в мероприятиях. Там же находился магазин для покупки мерча и других каких-то «плюшек» за баллы, полученные за участие в мероприятиях. Но гостехнологии активно развиваются. Пришли Госуслуги, пришел сервис поступления в вуз онлайн и на следующий год сервис по подаче документов внутри личного кабинета «умрет». 

Вся коммуникация в рамках поступления будет идти через Госуслуги. Соответственно, нам нужно перестраивать полностью платформенное решение, чтобы изменить коммуникацию с абитуриентом. Если раньше мы их «видели» в личных кабинетах еще до того, как они к нам поступали и могли работать с ними, помогать, то в скором времени ситуация изменится, и мы будем видеть только человека, который уже определился, куда он хочет пойти, не учитывая всех аспектов выбора, формируя ложные ожидания от выбранного направления обучения. Это сильно снижает возможности взаимодействия с абитуриентами. Поэтому платформа будет перестраиваться под новые вызовы, там появятся новые сервисы, которые будут помогать в решении задачи рекрутинга и повышения качества знаний поступающих. 

– Уже есть понимание, что это за новые сервисы? Можете привести пример? 

– Один из примеров, который кардинально перестраивает всю работу платформы – мы хотим внедрить такой функционал, как электронный репетитор, который с помощью ИИ будет готовить школьников к ЕГЭ и олимпиадам. 

– С какого возраста школьник может завести себе личный кабинет абитуриента ТГУ? 

– Мероприятия, которые будут иметь значение для поступления, проводятся начиная с седьмого-восьмого классов, то есть уже на этом этапе человек может сделать себе ЛК. На самом деле, приемка устроена так, что сам момент подачи документов уже не очень важен. Он чисто технически фиксирует волю абитуриента. Вся работа с ним должна проводиться на ранних этапах, чтобы школьник понимал, кто мы, какие возможности университет может предоставить. Важно познакомить потенциального абитуриента с экосистемой ТГУ и показать, что именно здесь человек найдет все, что ему нужно, и цифра для решений этой задачи очень хорошо подходит. 

– Объясните, как это будет работать? Как ИИ будет обучать детей? 

– На платформе будут представлены материалы, с которыми школьник сможет познакомиться. При этом, если ему что-то непонятно, он, не стесняясь каких-то коммуникационных барьеров, не боясь показаться глупым перед преподавателем, спокойно осваивает решение заданий с помощью ИИ, обученного на наших материалах, на лекциях преподавателей ТГУ. На этой же платформе человек сможет сдать вступительные испытания, что очень удобно для абитуриентов из-за границы. Им не нужно будет для этого ехать в ТГУ. Сдал экзамены онлайн, подал заявление в электронной форме и приехал уже к началу учебы. 

КОД – ДА НЕ ТОТ 

– Что самое сложное в работе отдела цифровых решений? Написание кода? 

– Вовсе нет. Написание кода – это наша профессия, мы этим занимаемся постоянно. Самое сложное, написать максимально точное техническое задание, понять, чего хочет пользователь и удостовериться, что он хочет именно то, о чем говорит. Это огромный пласт работы, который не виден, но именно от взаимодействия разработчика и заказчика зависит конечный результат, что будет на выходе – продукт с хорошим функционалом и удобным интерфейсом или разочарование. 

Сложность в том, что заказчики (например, люди с факультета или из лаборатории, возьмем, совершенно условно, филологов или географов) и айтишники мыслят совершенно разными категориями, говорят на разных языках. Заказчик часто не знает о вещах, которые находятся «под капотом» у продукта, поэтому сам о них никогда не скажет, он не думает о тонкостях своих бизнес-процессов, которые автоматизация очень ярко подсвечивает с разных сторон. Но эти детали должны учитываться. Автоматизация бардака всегда приводит к бардаку. Если бы сам айтишник делал какой-то сервис, он бы разработал его исходя из своих соображений. Но, скорее всего, это будет не то, что нужно заказчику.

Поэтому в каждом случае мы очень много общаемся с заказчиками, для того чтобы в ТЗ были четко сформулированы все функции, требования, характеристики, пользовательские сценарии, объемы работ и критерии приемки. Мы полностью погружаемся в процессы заказчиков, и даже случается так, что цифра не способна решить обозначаемые проблемы, для начала качественной автоматизации требуется перестройка деятельности или ее регламентация. Сначала обсуждается функционал, а потом уже кнопки, красивости и удобство интерфейса. ТЗ должно содержать исчерпывающую информацию и быть понятным всем участникам процесса. Это и есть самая сложная часть нашей работы, но чем тщательнее с заказчиком мы ее сделали на старте, тем лучше будет результат.